Em geral, quanto mais alta a interdependência da equipe, maior a necessidade de comunicação frequente. As equipes necessitam tanto de comunicação transacional (que contém informações e orientações sobre as tarefas e os processos) como de informação relacional (para o desenvolvimento de um entendimento comum e para a construção e a manutenção de uma união social).

A comunicação com o mundo extraequipe foi investigada pela professora de gestão norte-americana Deborah Ancona e colaboradores, no final da década de 1980 e início dos anos 1990. Em uma pesquisa com cinco empresas de consultoria, foram identificadas três estratégias que as equipes e seus líderes adotavam para gerenciar os relacionamentos com pessoas fora da equipe:

As equipes que adotaram a estratégia de testar obtiveram as mais altas classificações de desempenho na opinião de pessoas de fora, embora a satisfação dos membros e sua união fossem menos no curto prazo. Parece que as equipes eficientes desenvolvem estratégias para aliviar os aspectos negativos dessa abordagem focada no círculo externo.

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Numa pesquisa subsequente com 38 novas equipes de desenvolvimento de produtos com o psicoterapeuta norte-americano David Caldwell, foi observado que as equipes praticam a comunicação vertical destinada a moldar a opinião do escalão administrativo superior (o papel diplomático), a comunicação horizontal voltada a coordenar o trabalho e obter feedback (papel de coordenação das tarefas)e a comunicação horizontal destinada a um escaneamento geral do ambiente técnico e do mercado. Nesse caso, constataram que as atividades diplomáticas estavam mais associadas a uma avaliação positiva do desempenho da equipe pelo escalão administrativo superior (em termos de orçamentos e adesão a prazos) no início da atuação dessa equipe. Mas, conforme as equipes amadureciam, as atividades de coordenação das tarefas relacionavam-se mais positivamente com a opinião do escalão administrativo superior quanto a equipe era inovadora. O escaneamento geral estava associado a baixos índices na avaliação feita pelo escalão superior nas duas oportunidades.

Uma das conclusões que se pode extrair dessa pesquisa é que as equipes precisam ser proativas quanto a adaptar suas estratégias de comunicação com o círculo externo.

Nesse contexto, o diálogo do coaching começa com a identificação das necessidades de comunicação tanto internas a equipe quanto externas, obedecendo a uma série de tópicos: informação, coordenação, gerenciamento da reputação, autonomia, acesso a recursos e assim por diante, tanto para as tarefas primárias da equipe como para as atividades que ela tem de empreender em apoio à realização da tarefa, tais como reservar algum tempo para aprendizagem. O diálogo, então, passa a abordar quão bem a equipe lida com cada uma dessas necessidades de comunicação e quais os métodos de feedback que estão em ação para verificar se os processos de comunicação estão funcionando.

Um ponto crítico aqui é se as pessoas querem ou precisam ser informadas, consultadas ou envolvidas na tomada de decisão em cada uma dessas áreas. Finalmente, o diálogo de coaching explora como a equipe pode melhorar sua comunicação em geral, e quais áreas devem ser priorizadas para evoluir.