Todos sabem que projetos possuem seus erros e imprevistos e que parte desses imprevistos e erros são repetidos, seja pela mesma pessoa ou por um outro, ao tentar executar um projeto igual ou similar. Para evitar a repetição dos problemas, podemos utilizar duas técnicas para analisar e tirar aprendizados de todas as situações: o FCA (Fato, Causa e Ação) e as LIÇÕES APRENDIDAS.
Saber lidar e aprender com os erros e os imprevistos está se tornando, cada vez mais, uma habilidade importante para os profissionais de todas as áreas. O que diferencia um bom profissional de um profissional não tão bom, é como ele lida com as adversidades que surgem e o que faz para a situação não se repita ou, caso ocorra novamente, já tenha ações para diminuir ou eliminar os impactos.
Para auxiliar o profissional a lidar com as dificuldades decorrente das suas experiências passadas, utilizamos o FCA e o lições aprendidas. Essas ferramentas vão fornecer os fundamentos para realizar uma boa análise dos problemas e os documentos. Mas então o que são e como funcionam as ferramentas?
O FCA é uma ferramenta de ação corretiva que busca entender as raízes dos problemas. Para executar a ferramenta, devemos responder duas questões fundamentais: FATO E CAUSA.
O FATO se remete ao problema e a sua identificação. Enquanto a CAUSA, refere-se ao que está causando o problema, especificamente, a causa raiz do problema. Após respondidas essas questões, devemos ir para o terceiro ponto, a AÇÃO. A ação se refere ao plano de ação adotado para cada causa encontrada e tem por objetivo solucioná-la.
Para identificar o fato devemos responder: Qual foi o problema? Qual situação devemos estudar? As respostas geradas dessas perguntas devem convergir e a partir disso devemos procurar sua causa raiz, respondendo às perguntas: por que aconteceu esse problema? O que desencadeou esse problema?
Para responder essas perguntas devemos utilizar outras ferramentas, como o 5 porquês e o brainstorm com uma equipe multidisciplinar para melhor identificação da causa. Com essas respostas devemos iniciar a etapa do plano de ação com o objetivo de eliminar ou diminuir as chances de ocorrências do mesmo erro.
Ao montarmos o plano de ação, devemos utilizar ferramentas como o 5W2H. Seguindo essa metodologia conseguimos identificar o problema, a sua causa raiz e montar o plano de ação para solucionar o problema.
A segunda técnica é a LIÇÕES APRENDIDAS, ela documenta os impactos dos erros, decisões e ações tomadas, isso com o objetivo de serem repetidas se tiverem bons resultados e evitadas se forem negativas.
Essa é uma ferramenta que nos possibilita a desenvolver novos projetos com melhor eficiência, já que exige que sejam avaliadas os sucessos e os insucessos de cada ação anteriormente executada, através de perguntas como:
Qual foi o problema?
Quais ações foram tomadas?
Qual o sucesso das ações tomadas?
O que fazer para que essa situação não ocorra mais?
O FCA é uma ferramenta que pode ser inserida em LIÇÕES APRENDIDAS e ser usada como um dos métodos de obtenção da causa raiz dos problemas.
O resultado das lições aprendidas é exatamente o aprendizado necessário, livre de ações puramente emocionais, para executar com maior assertividade o próximo projeto. Ao utilizar essa ferramenta somos forçados a entender a tomada de decisão e seus impactos, isso garante o aprendizado e possibilita a sua utilização no início de outro projeto, transformando os erros em acertos e os imprevistos passados em ações prévias.
A utilização das lições aprendidas com o FCA garante ao executante base suficiente para que os erros não se repitam. Além disso, abrem um leque para novos padrões de pensamentos, permitindo que situações, que antes não foram levadas em consideração, sejam visualizadas assegurando que ações sejam tomadas ou planejadas com antecedência. Dessa forma aumentamos as chances de sucesso e diminuímos os esforços com problemas.
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